外貿(mào)干貨 | 出國(guó)拜訪客戶：如何準(zhǔn)備才會(huì)事半功倍？

發(fā)布時(shí)間：2018-06-05

金邦物流

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4天前

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很多人覺(jué)得好像出國(guó)拜訪客戶是一家多么高大上的事情，其實(shí)這種方法真的不是什么新鮮的方法，我們的前輩們從有外貿(mào)這個(gè)行業(yè)之初就開(kāi)始拖著行李箱滿世界的跑，因?yàn)楫?dāng)時(shí)似乎除了打電話，參加展會(huì)，就是登門(mén)拜訪了?。?strong>相關(guān)閱讀：都說(shuō)出國(guó)拜訪客戶成本高，到底有沒(méi)有必要？）

從微博上寫(xiě)，我在孟加拉拜訪客戶，就有人問(wèn)，你是大公司嗎？

很抱歉，我們是小公司，但是拜訪客戶一直都是我做業(yè)務(wù)的重要方式，韓國(guó)經(jīng)常跑，泰國(guó)經(jīng)常跑，印尼，英國(guó)，澳大利亞，也跑過(guò)若干遭，所以，拜訪客戶絕對(duì)不是只有大公司才能采取的客戶開(kāi)發(fā)方式，只要你想，又能準(zhǔn)備周全，就完全可以跑上幾趟，你會(huì)得到全然不一樣的收獲：

如果能拿到訂單固然是好，獲取市場(chǎng)信息更加重要。現(xiàn)在絕大多數(shù)的外貿(mào)業(yè)務(wù)依靠網(wǎng)絡(luò)，我們覺(jué)得獲得了很多信息，其實(shí)很多信息是不準(zhǔn)確的，不及時(shí)的，每次拜訪完客戶都有這樣的感覺(jué)，例如，我們認(rèn)為行業(yè)的老大用量肯定很大，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，他的用量還不如行業(yè)排名三四十位的工廠的百分之一。

接觸到客戶才能準(zhǔn)確的知道我們所聯(lián)系人的職位，在公司的地位，跟老板的關(guān)系，或者雖然我們聯(lián)系到了老板，到了對(duì)方公司才能知道誰(shuí)才是真正的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，誰(shuí)更重要。有些信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取到，例如linkedin，有些可以直接問(wèn)到，但是因?yàn)橛行┕救穗H關(guān)系較為復(fù)雜，不去見(jiàn)面真的難以搞明白內(nèi)部關(guān)系。

QC，這個(gè)角色是我們幾乎接觸不到的，但是確實(shí)一個(gè)重要角色，因?yàn)榻⒑献髦巴M(jìn)行樣品檢測(cè)，我們接觸到QC絕對(duì)不是要賄賂他，讓他網(wǎng)開(kāi)一面，檢測(cè)樣品的時(shí)候不要那么嚴(yán)格，而是要跟他探討他們的檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)力很強(qiáng)的客戶，檢驗(yàn)規(guī)范，規(guī)格很高，很多的方法和標(biāo)準(zhǔn)可能我們聞所未聞，見(jiàn)所未見(jiàn)，只要跟他們了解，才能知道行業(yè)里面什么樣的方法最先進(jìn)最權(quán)威。想當(dāng)年我們跟三星合作后，去拜訪，三星提出可以允許我們從辦公室，倉(cāng)庫(kù)，QC（化驗(yàn)室）中選一個(gè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，我毫不猶豫的選擇了QC。也就是這個(gè)選擇，我們才建立了國(guó)內(nèi)最完善的檢驗(yàn)機(jī)制，也成就了我的外貿(mào)事業(yè)。

很多大公司不會(huì)直接出來(lái)采購(gòu)，而是發(fā)tender到他們國(guó)內(nèi)的貿(mào)易公司，讓貿(mào)易公司按照條件尋找合適的供應(yīng)商。很多的貿(mào)易公司可能就會(huì)跟很多的大公司保持著密切的關(guān)系，甚至私人的關(guān)系，走出去，面談，才能了解的更深入，表達(dá)誠(chéng)意，讓他們幫我們開(kāi)拓市場(chǎng)。

下面我將給大家介紹如何進(jìn)行我們的國(guó)外拜訪：

1資料準(zhǔn)備
這里當(dāng)然包括產(chǎn)品資料和公司資料，也就是catalog，公司介紹，產(chǎn)品彩頁(yè)，COA，檢測(cè)方法，第三方檢驗(yàn)，生產(chǎn)流程，產(chǎn)品圖片，包裝圖片，工廠圖，生產(chǎn)裝備圖，檢驗(yàn)設(shè)備圖，還包括已經(jīng)走過(guò)的本國(guó)的提單等等，凡是能夠說(shuō)明我們公司實(shí)力，產(chǎn)品質(zhì)量，操作經(jīng)驗(yàn)的資料統(tǒng)統(tǒng)可以帶上。當(dāng)然這些資料絕對(duì)不是無(wú)序的堆放，而是要做的整齊美觀。因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)告訴我們，大部分客戶都很忙，你把資料弄得亂七八糟，客戶不會(huì)有心情看的。
當(dāng)然還要包括空白合同，空白PI，面談，如果客戶有需求且近期就有，可以想辦法逼單的。

2客戶信息采集表
從客戶一開(kāi)始聯(lián)系，就要開(kāi)一份檔案，專門(mén)用來(lái)提取客戶的信息，因?yàn)楹芏嘈畔⑹请[藏在郵件中的，如果我們不提取，隨著客戶的增多，郵件量的增大，工作量的增大，很多信息就會(huì)忘掉，所謂好記性不如爛筆頭就是這個(gè)道理了！
例如，很多客戶會(huì)在郵件的落款中寫(xiě)上職位，CEO，manager之類，這類信息實(shí)際上很容易被忽略掉，尤其是有大量信息的時(shí)候，那么這一點(diǎn)我們就要提取出來(lái)，放到客戶信息采集表中，這是對(duì)客戶身份的一個(gè)判斷，要知道所謂的逼單，一定是逼決策者才會(huì)有效，客戶是一個(gè)小采購(gòu)員，你逼死他也沒(méi)有用。
再例如，有些客戶在閑聊的過(guò)程中可能會(huì)透露出他的宗教信仰，例如，穆斯林，信仰伊斯蘭教，那么這些信息我們也要立刻提取出來(lái)，記錄下來(lái)，為我們的跟蹤提供線索，例如齋月，開(kāi)齋節(jié)，例如跟客戶閑聊的時(shí)候可以聊一些他們關(guān)注關(guān)心的話題，客戶來(lái)考察的時(shí)候可以安排穆斯林餐廳。
其實(shí)很多時(shí)候，客戶在不經(jīng)意間已經(jīng)透露了很多信息給我們，而這些信息可能被其他的冗雜的信息所掩蓋，被我們所忽略，那么當(dāng)我們想起來(lái)，需要獲取的時(shí)候，只能去問(wèn)。例如經(jīng)常會(huì)有人問(wèn)，你是穆斯林嗎？你吃飯有什么忌諱嗎，之類。如果你之前就獲取到了信息，何必要問(wèn)呢？
還有一些信息是要花很多心思和時(shí)間去獲取，例如客戶的私人問(wèn)題，拿著他的郵箱，固話，手機(jī)去google搜索，facebook搜索，LinkedIn搜索，可能會(huì)獲取到一些業(yè)務(wù)以外的信息，例如愛(ài)好，例如家庭情況，例如生活習(xí)慣，等等。
這些都要匯集成記錄，備查備用。
總之有了這份表格，我們就可以很清楚的了解到客戶的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，需要跟蹤時(shí)，就可以拿出一些點(diǎn)使用；客戶來(lái)訪之時(shí)，也可以做出較好的安排。
當(dāng)然這份表格同時(shí)也要建立客戶來(lái)訪信息采集，用來(lái)記錄行程啊，人數(shù)啊，酒店啊，接待啊種種問(wèn)題。
后臺(tái)可回復(fù)【客戶信息采集表】獲取供參考的表頭內(nèi)容*建議根據(jù)自己的實(shí)際情況做調(diào)整，不要完全復(fù)制照搬

3商務(wù)禮儀
如何接名片，如何遞名片，服裝儀表，一舉一行！商務(wù)禮儀很重要好，因?yàn)槟阕叱鋈?，代表的就是公司，無(wú)論你在朋友親人面前多么的桀驁不馴，進(jìn)入商務(wù)談判就要遵循商務(wù)談判的禮儀。這個(gè)網(wǎng)上很多，不多說(shuō)。
提示一點(diǎn)，商務(wù)禮儀還包括對(duì)對(duì)方宗教，民族傳統(tǒng)，生活習(xí)慣的尊重。你可以不參與，但是要嚴(yán)肅，尊重。
當(dāng)然，如果你能了解到對(duì)方的一些習(xí)俗，并且可以表示很喜歡，很感興趣，會(huì)讓對(duì)方更高興。例如穆斯林客戶，我就知道他們的很多禮儀，包括pray，我提出要求參觀，他非常高興，安排的很周到。

4如預(yù)約，需按時(shí)

因?yàn)榭蛻舯容^忙，可能很多客戶都是事先打好招呼要過(guò)去拜訪，但是沒(méi)法定下具體時(shí)間。只能到了酒店再進(jìn)行約見(jiàn)，一旦約見(jiàn)就要準(zhǔn)時(shí)，一定要考慮到距離，交通狀況，不能因?yàn)槎萝嚩t到，這是最基本的禮儀，更重要的是，如果客戶很忙，你錯(cuò)過(guò)這個(gè)時(shí)間可能就再也沒(méi)有機(jī)會(huì)。

5如果可以，要帶樣品

例如我們是化工品，而且有些產(chǎn)品并非?；?，我們是可以隨身攜帶的，如果不能攜帶，就事先發(fā)給那邊的酒店或者代理，樣品是消除客戶對(duì)我們產(chǎn)品不信任的重要方法，對(duì)于終端客戶來(lái)說(shuō)，檢驗(yàn)一個(gè)樣品充其量也就是一天的時(shí)間。當(dāng)然或許客戶會(huì)有嚴(yán)格的檢驗(yàn)樣品的時(shí)間表，但是爭(zhēng)取一下還是好的。

提示一下，樣品的包裝一定要正規(guī)，上檔次，鋁箔紙，貼標(biāo)簽，熱塑封口，不要弄的那么寒磣，看起來(lái)就是小公司，low的很，有的時(shí)候，是可以貌相的。

6多次邀約
有一些客戶可能在我們的行程表里面沒(méi)有，但是呢就在我們的酒店附近或者完全不遠(yuǎn)，恰好我們也有時(shí)間，就要想辦法去約時(shí)間面談，被拒絕不要緊，要多次邀約。
我會(huì)說(shuō)，我不會(huì)占用你很多時(shí)間，只需要五分鐘就可以，我想面對(duì)面的向您介紹我們的產(chǎn)品和公司，我?guī)е咀畲蟮恼劭蹃?lái)的，我相信你一定感興趣，成功率很高。

7掌握好談判節(jié)奏

時(shí)間有限，機(jī)會(huì)有限，所以我們的目標(biāo)是一次性把我們想要表達(dá)的問(wèn)題表達(dá)清楚，可是實(shí)際中，談判中，我們會(huì)經(jīng)常被對(duì)方的話題帶偏，結(jié)果聊了很久結(jié)束了才發(fā)現(xiàn)，自己想說(shuō)的問(wèn)題還沒(méi)有表達(dá)完。

很多新人告訴過(guò)我這個(gè)尷尬情景，其實(shí)這是因?yàn)樽约旱恼勁泄?jié)奏被對(duì)方打亂了。所以，進(jìn)行談判之前首先要把自己想要表達(dá)的重點(diǎn)全部記下來(lái)，然后循序漸進(jìn)的表達(dá)出來(lái)，哪怕被帶走了，也一定要想辦法拉回來(lái)，總之，不管你說(shuō)什么，甚至表現(xiàn)出厭煩，我還是要說(shuō)完我想要說(shuō)的所有點(diǎn)。

這是談判的最基本點(diǎn)！

8備忘錄，一定要做好記錄

什么叫做備忘錄？

在我的概念里，備忘錄就是跟客戶談判的階段性總結(jié)，電話的事后總結(jié)，即時(shí)溝通的事后總結(jié)，面對(duì)面會(huì)晤的事后總結(jié)！

我們跟客戶聊了一個(gè)月了，聊了很多內(nèi)容，可能還會(huì)涉及到一些雙方達(dá)成的共識(shí)，我們給客戶的承諾，這些內(nèi)容都隱藏于大量的郵件里面，一段時(shí)間之后甚至可能會(huì)被慢慢的淡忘，這個(gè)時(shí)候我們需要把這些內(nèi)容提取出來(lái)，做成備忘錄發(fā)給客戶。我們會(huì)做成word文檔，生成pdf文件，甚至?xí)蛴〕鰜?lái)之后蓋章掃描給客戶。

這種方法一方面是讓客戶覺(jué)得我們對(duì)其很重視，又是很有用的跟蹤技巧，尤其是當(dāng)談了一階段，客戶突然沒(méi)有消息的時(shí)候，這種方法就會(huì)很有用，把之前談過(guò)的問(wèn)題確認(rèn)一遍，就很有可能重啟談判。

現(xiàn)在大家喜歡跟客戶在即時(shí)溝通上聊天，例如手機(jī)上的whats'app，kakaotalk之類，即時(shí)溝通讓外貿(mào)有了更多的選擇，也更加快捷便利，但是手機(jī)方面的即時(shí)溝通有一個(gè)致命的弱點(diǎn)，就是信息不易保存查找，而且即時(shí)溝通的特點(diǎn)是碎片化，這就需要我們隔一段時(shí)間就需要把信息提取整合備忘，并且要發(fā)給客戶，一方面提醒自己跟客戶談了什么，承諾了什么，另外一方面讓客戶知道還有這么一個(gè)供應(yīng)商存在，原來(lái)跟這個(gè)供應(yīng)商聊了這么多內(nèi)容！

電話也是跟蹤客戶的重要手段，但是很多時(shí)候電話跟蹤客戶存在很嚴(yán)重的問(wèn)題，例如溝通不夠流暢，不夠深入，雖然你想表達(dá)的都說(shuō)完了，你卻不知道客戶是否已經(jīng)完全領(lǐng)會(huì)，可能你給客戶傳達(dá)了非常重要的，決定性的信息，但是由于英語(yǔ)表達(dá)能力，或者對(duì)方是非英語(yǔ)母語(yǔ)國(guó)家，就完全存在對(duì)方?jīng)]有聽(tīng)明白的問(wèn)題。但是，這個(gè)時(shí)候，只要你語(yǔ)氣得當(dāng)，客戶或許會(huì)通過(guò)語(yǔ)氣獲知一二。所以這個(gè)時(shí)候我們也要把電話的重要內(nèi)容做成備忘錄發(fā)給客戶。

我一直在強(qiáng)調(diào)一種非常重要的談判思路，就是按照解決問(wèn)題的思路談判，備忘錄是這個(gè)思路里面的重要組成部分，當(dāng)我們不斷的跟客戶確認(rèn)問(wèn)題是否已經(jīng)解決的時(shí)候，就要給客戶發(fā)去已經(jīng)解決掉的問(wèn)題的備忘錄，請(qǐng)客戶確認(rèn)，一直到所有的問(wèn)題都已經(jīng)確認(rèn)解決。然后提出締結(jié)成交！

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